S sistematično ureditvijo dokumentarnega gradiva zagotavljamo pregled nad opravljenim delom oziroma obstoječim gradivom in vzpostavljamo sistem za upravljanje z arhivskim skladiščem, ki določa postopke ravnanja s posameznimi vrstami dokumentarnega gradiva. Varno hrambo in obstojnost dokumentarnega gradiva lahko zagotovimo le, če hranimo gradivo v ustrezno opremljenih prostorih, ki morajo v skladu s pravilnikom dosegati številne normative, kot so: zagotavljanje ustreznih mikroklimatskih pogojev, protipotresne varnosti, protipožarnega in protivlomnega varovanja.