Pridobivanje informacij je del metode dela tako pri pripravi projektne dokumentacije kot pri analizi projekta. Pomembno je, da zberemo čim več informacij, ne glede na to, da vseh morda ne bomo uporabili.

Podatke zberemo, sledi urejanje in obdelava podatkov, nato pa izbor podatkov, ki jih potrebujemo za pripravo projekta. Shranimo lahko tudi neizbrane podatke, saj jih bomo morda potrebovali pri prihodnjih projektih. Podatki nam nakazujejo rešitve, odločimo se za tiste, ki so optimalne tako z vidika stroškov kot zahtevnosti projekta. Dobro pripravljena (in s podatki podkrepljena) projektna dokumentacija skrajša čas izvedbe in posledično optimizira porabo finančnih sredstev pri posameznem projektu.